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Esta política tiene por objeto desarrollar el procedimiento para recolectar, almacenar, usar y realizar cualquier actividad sobre datos personales; y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales, según lo estipula la ley y normas concordantes.
Cinco Tierras, S.A. pone en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales esta política de tratamiento de la información, dando cumplimiento a la Ley. El propósito principal de esta Política es informar a los Titulares sobre sus derechos, los procedimientos y mecanismos dispuestos para hacerlos efectivos, y el alcance y finalidad del tratamiento al que serán sometidos sus datos personales cuando otorguen su autorización expresa, previa e informada.
Capítulo I
Disposiciones Generales
Artículo Primero · Definiciones
AutorizaciónConsentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
Base de DatosConjunto de datos personales que son objeto de tratamiento, sin importar la modalidad del mismo.
Dato FinancieroDato personal referido al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias.
Dato PersonalCualquier información relacionada o relacionable a una persona natural.
Dato PúblicoAquel que la ley denomina como tal, o que reposa en registros, certificados, documentos o bases de datos con carácter público.
Dato SensibleDato relacionado con la intimidad del Titular o que puede dar lugar a discriminaciones. Incluye datos biométricos.
EncargadoPersona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
AutorizadoPersona que por virtud de la Autorización y estas Políticas tiene legitimidad para tratar los datos del Titular.
HabilitaciónLegitimación que la empresa otorga expresamente y por escrito a terceros para el tratamiento de datos personales.
ResponsablePersona autorizada por el Titular que administra y toma decisiones respecto de la Base de Datos.
TitularPersona natural a quien se refieren los datos que reposan en la Base de Datos y objeto de protección de la Ley.
TransferenciaComunicación de datos personales entre el Encargado y el Responsable del tratamiento.
TransmisiónActividad mediante la cual se comunican datos personales interna o externamente, dentro o fuera del país.
TratamientoToda actividad encaminada al procesamiento de bases de datos, así como su transferencia a terceros.
Artículo Segundo · Objeto
Artículo Tercero · Sujeción a disposiciones legales
Cinco Tierras, S.A. manifiesta que las directrices para el tratamiento de datos personales serán las dispuestas por las normas vigentes en la materia.
Artículo Cuarto · Finalidades de los datos recaudados
Todos los datos que la empresa recauda están encaminados a:
- iGenerar y administrar el acervo de información necesaria para el cumplimiento de obligaciones tributarias, comerciales, civiles, laborales y legales.
- iiAdministrar la empresa respecto de clientes, proveedores, accionistas y otros grupos de interés — incluyendo: entrega de información a entidades financieras; fidelización; servicio al cliente; publicidad y mercadeo; gestión comercial; correos informativos; correspondencia física y digital; gestión de cartera; oferta de bienes inmuebles; información de aliados comerciales; y realización de llamadas con fines administrativos, comerciales y publicitarios.
- iiiDar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales de la empresa.
- ivActuar dentro del marco de requerimientos legales para verificar la naturaleza jurídica y situación de clientes, contratistas o proveedores.
- vConservar el archivo físico o digital por el tiempo legalmente requerido.
- viTransferencia y transmisión de bases de datos para acciones de cobranza, trámite de créditos, acciones judiciales y demás fines previstos en este documento.
- viiGestión de información de empleados: nómina, gestión social, seguridad social, procesos de selección, vinculación contractual y bienestar laboral.
- viiiLas demás actividades necesarias para la prestación efectiva de cualquiera de los servicios habituales o accidentales que preste la empresa.
Artículo Quinto · Principios
Legalidad
El tratamiento es una actividad regulada por ley y debe sujetarse a lo establecido en ella y en las disposiciones que la desarrollen.
Finalidad
El tratamiento obedece a las finalidades establecidas en el artículo cuarto de este documento.
Libertad
El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos no podrán obtenerse ni divulgarse sin autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial.
Veracidad
La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Transparencia
En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de los datos que le conciernan.
Acceso y circulación restringida
El tratamiento solo podrá hacerse por la empresa o quien esta delegue. Los datos no podrán estar disponibles en medios públicos. El almacenamiento en la nube o sistemas similares tendrá acceso restringido.
Seguridad
La empresa implementará medidas básicas de archivo para documentos físicos y sistemas de seguridad digital (antivirus, almacenamiento en la nube) para archivos digitales.
Confidencialidad
Salvo lo dispuesto en la Ley, en el respectivo contrato, o en esta Política con autorización del Titular, la información y datos personales serán de tratamiento confidencial.
Capítulo II
Derechos y Deberes
Artículo Sexto · Derechos del Titular de los datos personales
De acuerdo con la Ley, los Titulares tienen los siguientes derechos:
- iConocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la empresa o los Encargados del Tratamiento.
- iiSolicitar prueba de la Autorización otorgada a la empresa, salvo que la Ley indique que dicha Autorización no es necesaria.
- iiiPresentar solicitudes ante la empresa o el Encargado respecto del uso dado a sus datos personales.
- ivPresentar ante un organismo de control competente las quejas por infracciones a la Ley.
- vRevocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales cuando corresponda conforme a Ley.
- viSolicitar acceso gratuito a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
- viiConocer las modificaciones a esta Política de manera previa a su implementación.
- viiiTener fácil acceso al texto de esta Política y sus modificaciones.
- ixAcceder de manera fácil y sencilla a los datos personales bajo control de la empresa para ejercer sus derechos.
- xConocer la dependencia o persona facultada por la empresa para recibir quejas, consultas, reclamos y solicitudes sobre datos personales.
Los Titulares podrán ejercer sus derechos presentando su documento de identificación original, en forma física o vía correo electrónico. Los menores de edad podrán ejercerlos personalmente o a través de sus padres o quienes detenten la patria potestad.
Artículo Séptimo · Encargado y Responsable del Tratamiento
Cinco Tierras, S.A. será directamente quien fungirá como Responsable y como Encargado del Tratamiento de datos personales, pudiendo delegar cualquier área o dependencia interna para tales efectos. La empresa se compromete a:
- iRecibir, tramitar y responder las solicitudes de los Titulares que tengan fundamento en la Ley o en este documento, incluyendo: actualización, acceso, supresión y prueba de autorización de datos personales.
- iiDar respuesta a los Titulares sobre solicitudes que no procedan conforme a la Ley, explicando los motivos.
Capítulo III
Procedimientos
Artículo Octavo · Mecanismos de protección del Titular
El Titular podrá reclamar sus derechos mediante los siguientes procedimientos:
8.1 · Consultas
A
Presentación
La empresa dispondrá de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, representantes y/o apoderados formulen consultas respecto de sus datos personales que reposan en las bases de datos de la empresa.
B
Respuesta ordinaria
Si el solicitante tiene capacidad para formular la consulta, la empresa le hará conocer toda la información sobre el Titular contenida en el registro individual. La respuesta se enviará dentro de los 10 días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud.
C
Prórroga
Si la solicitud no puede atenderse en 10 días hábiles, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos de la demora.
D
Respuesta definitiva
La respuesta definitiva a todas las solicitudes no tardará más de 15 días hábiles desde la fecha de recepción de la solicitud inicial.
8.2 · Reclamos
La empresa dispone de mecanismos para que el Titular y sus representantes formulen reclamos respecto de: (i) datos que deben ser corregidos, actualizados o suprimidos; o (ii) el presunto incumplimiento de los deberes de Ley por parte de la empresa.
El reclamo debe presentarse por vía electrónica al correo institucional o físicamente a la dirección de la empresa, e incluir:
- Nombre y documento de identificación del Titular.
- Descripción de los hechos y el objetivo perseguido (actualización, corrección, supresión o cumplimiento de deberes).
- Dirección y datos de contacto del reclamante.
- Documentación que el reclamante quiera hacer valer.
1
Verificación de identidad
Antes de atender el reclamo, la empresa verificará la identidad del Titular, su representante y/o apoderado mediante cédula de ciudadanía o documento de identificación original y los poderes que correspondan.
2
Documentación incompleta
Si el reclamo o la documentación están incompletos, la empresa requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los 5 días siguientes a la recepción. Si el reclamante no subsana dentro de los 2 meses siguientes, se entenderá que ha desistido del reclamo.
3
Marcación en base de datos
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a 2 días hábiles. Esta leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
4
Resolución
El término máximo para atender el reclamo será de 15 días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible atenderlo en ese plazo, se informará al interesado los motivos y la nueva fecha, que no podrá superar 8 días hábiles adicionales.
Vigencia de la política
Esta Política rige a partir del 1 de julio de 2017. Los datos personales almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en la base de datos de Cinco Tierras, S.A. con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política para las cuales fueron recolectados.